Организация архива фотографа — личный опыт

Жесткие диски для бэкапов

Архив — самое ценное, что есть у фотографа. Как можно раньше необходимо серьёзно отнестись к организации архива. Это сэкономит в будущем много времени. Основная задача архива — это возможность быстро что-то найти.

В этом посте я расскажу о том, как я организовал свой архив. Вы можете взять мою систему за основу, либо сравнить её со своей и, возможно, взять что-то на заметку. Мой опыт очень личный, точно не идеальный, вероятно, много чего можно улучшить (и будет улучшено), но, думаю, информация всё равно будет полезной. Отмечу, что я говорю тут только о цифровом архиве.

Ценность фотографий растёт со временем. Сегодня может казаться, что ценность фотографий с прогулки никакая, и можно оставить папку с картинками на рабочем столе, назвав её случайным образом, а через пару лет, когда нужны будут именно эти фото, найти их уже будет довольно сложно. Без системы будет сложно понять и какие-то другие вещи, вроде, кто на фото, когда и где это было снято, зачем. EXIF не всегда может дать всю информацию.

В широком смысле, вообще всё, что вы создали уникального — должно быть логично организовано и забэкаплено. С теми цифровыми данными, которые сейчас каждый день создает человек, это не так просто. Объёмы огромные, скорость создания высокая. Как это всё организовать? Хотя бы фото?

Содержание:

Система

Файловая структура

Декстоп, он же основной компьютер. На нём два жёстких диска, оба физические. Один системный (SSD), другой — хранилище (HDD). На диске-хранилище создаётся папка 'Archive'

D:\Archive

Лучше не использовать для хранения архива системный диск. Имя папки латиницей это личное предпочтение, латиница короче и для меня привычнее. Также, при сортировке, латиница идёт первой, это удобнее.

Далее, создаются подпапки Digital (цифровая фотография), Film (плёночная фотография), Video, Audio и т.д. В каждой подпапке создаются папки по годам:

D:\Archive\Digital\2012

За основу архива взята дата. Это важный момент. Дата съёмки, либо дата сканирования. Теоретически, можно взять за основу жанры (портрет, пейзаж, стрит), но лично мне это неудобно, и я сразу исключил этот вариант.

В каждой папке года создаются подпапки для каждого дня, в следущем формате:

D:\Archive\Digital\2012\2012_01_01 Новый год

Сначала идёт дата, в формате ГГГГ_ММ_ДД, далее пробел, далее описание съёмки.

Почему дата не в распространённом в нашей стране формате 20.09.20 или 20.09.2020? Или даже не 20 октября 2020? Потому что сортировка в системе по имени файлов не отсортирует такие папки по дате автоматически. Это неудобно.

Во многом, то, что должно быть включено в описание зависит от стиля вашей жизни. Возможно, вы любите кататься на велосипедах, можно прибавлять префикс «ВЕЛО» ко всем папкам с фото, связанными с велосипедами. Возможно, вы часто бываете в разных городах, поэтому, имеет смысл, например, ставить буквенный код города в начале папки:

2020_09_20 MSK Парк Зарядье, набережная

Т.е., в описании необходимо оставить ключевые слова, по которым, при необходимости, вы сможете сделать поиск в самой системе. Тут же, как раз, можно и жанр добавлять, если это нужно.

В каждой папке дня лежат экспортированные из PSD жпеги (либо экспортированные напрямую из RAW), в максимальном качестве сжатия. Иногда, там же, в папке \small лежат уменьшенные копии, для социальных сетей, но чаще всего, для социалок есть отдельная папка, куда всё сохраняется программой конвертером (XnConvert).

PSD сохраняются из выбранных RAW и лежат в подпапке \psd в папке дня.

Если в один день происходили разные события, можно либо создать новую папку с той же датой, но с другим описанием, либо внутри папки дня создавать сооветствующие подпапки, с аналогичной структурой. Обычно я пользуюсь первым способом, так как для меня оптимально иметь как можно меньше подпапок.

RAW хранятся также в папке Archive:

D:\Archive\Digital\RAW Storage\EOS5D\2012\2012_01_01 Новый год

Заметьте, что для каждой камеры создаётся своя папка с RAW файлами.

Теоретически, можно RAW файлы хранить прямо в папке дня в основном архиве, но тогда теряется возможность легко бекапить отдельно RAW, а для меня это важно.

Похожую структуру имеет и папка Film, со сканами плёнки, но к дате прибавляется ещё и ID, состоящий из цифры или из буквы+цифры, а также название плёнки и данные проявки:

1037 - 2020_12_18 - Казань - Свема КН-4С - D-76 1+1 18m 20C
T-1008 - 2020_12_22 - Тест Свема М3-3 ISO 3

Во втором случае, буква «Т» перед ID 1008 означает, что это папка со сканом теста. А негативы, у которых лейбл начинается с «T» я автоматически при просмотре игнорирую, если вдруг они попадаются мне на глаза, я сразу понимаю, что это тесты, и это не то, что я ищу. Либо наоборот, я ищу тесты, и вот, индекс мне говорит об этом.

ID, дата, описание, данные проявки и любая другая дополнительная информация — это секции, которые разделены символом «-», до и после которого идёт пробел. Это для папок плёночных сканов. Для цифры разделитель это просто пробел, так как там почти никогда нет ничего, кроме даты и простого описания. Я рекомендую везде использовать разделитель «-» с самого начала.

Нумерация ID плёнок сквозная, и для цвета, и для чб. ID совпадает c соответсвующим ID на физическом сливере плёнки. Таким образом, создаётся каталог всех плёнок (скан — это превью), прямо в файловой системе, без необходимости вести табличку в икселе или Google Docs. Я пробовал вести ещё и таблицы, но это долго. Хотя, в таблице я ещё указывал комментарии, отмечал качество проявки… Но для меня это оказалось, похоже, не настолько важным.

Иногда в описании я указываю технику, когда мне это важно, иногда нет, когда для меня понятно, что это была за камера и объектив. Я рекомендую везде указывать и камеру, и объектив, сразу, при создании папки, если у вас много разного оборудования и вы любите разнообразие.

Внутри папок Film всё то же самое, что и с цифрой, но, иногда, помимо PSD, в отдельной папке могут лежать исходные сканы — TIFF файлы. Обычно, они удаляются через какое-то время.

Дата после ID плёнки указывается как дата сканирования. Дата съёмки указывается в месте описания:

1025 - 2020_11_08 - Казань 2020_05 - Тип-А 125 - D-76 1+3 20m 20C

Имена файлов самих фотографий обычно не изменяются, т.е., именование предоставлено самой камере или сканеру:

IMG_XXXX, _MG_XXXX, imgXXXX

Но иногда всё же изменяются, это происходит в соответствии с шаблоном: IMG_0001_xx если фото, например, имеет одну версию в цвете, другую в чб:

IMG_0001_bw

Или если есть две версии обработки, одна с оригинальным именем файла, другая просто с нижним подчёркиванием в конце. Каждая версия обработки обычно лежит в отдельной папке со слоями, в самом фотошоповском файле. В целом, я не имею какой-то системы для именования каждого файла, мне достаточно имён папок.

Как видите, выбрана система, основанная на древовидной структуре файлов и папок самой ОС. Возникает резонный вопрос, зачем? Когда есть специальные программы-каталогизаторы, например, Adobe Lightroom, в котором можно сделать гораздо больше, синхронизировать изменения сразу в пачках файлов, есть ключевые слова, поиск и т.д.

Почему не Lightroom?

Потому что каталог повреждается. Но есть же бэкап файла каталога Lightroom? Есть, но однажды у меня накрылся и он. С тех пор, я перестал использовать LR. На самом деле, я не имею понятия, как так получается, что каталог постоянно страдает. И я слышу от знакомых, что такая проблема случалась и с ними. В то же время, есть знакомые фотографы, которые вообще никаких проблем с файлами каталога не испытывают. Может быть, проблемы с жёсткими дисками? Не имеет значения, на самом деле. Мне не хочется инвестировать время и усилия в систему, которая зависит от файла, который лично у меня периодически повреждается, и который я в один день не смогу восстановить по какой-либо причине.

Кроме глюков с каталогом, в LR меня раздражает то, что эта программа постоянно обновляется. Звучит странно, но это так. Мне хочется, чтобы я каждый раз запускал софт, и он бы выглядел точно также, как раньше. Чтобы перед тем, как в десятый раз поменять диалоговое окно импорта, меня бы спрашивали, хочу ли я попробовать это новое окно. Мне не хочется ожидать от программы случайных багов, которые не успели отловить. Софт по подписке в 2021 — это в моём представлении постоянная бета версия, которую тестируют пользователи.

Короче говоря, хочется стабильности. При этом абсолютно понятно, зачем появляются эти новые функции, зачем происходит постоянный редизайн. Для всего этого есть много причин. Но мне важнее стабильность работы. LR этого мне не даёт, поэтому я ушёл на старые версии Adobe Camera RAW и Photoshop, а также на Bridge для отбора RAW файлов. Конкретно для меня в этом почти нет проблем, так как камера у меня 2005-го года выпуска. А если мне в руки попадают RAW файлы современных камер, я конвертирую их в DNG официальным конвертером от Adobe и работаю с ними дальше как обычно.

Lightroom — один из лучших вариантов для фотографов, но для меня это ещё один уровень абстракции, плюсы которого для меня не настолько важны (или неочевидны).

Вместо LR, на самом деле, может быть любая другая программа каталогизатор. Иногда, я пробую разные другие программы, но редко. Чем больше ваш архив, тем сложнее поменять/обновить систему, по которой вы его ведёте.

Плюсы файловой структуры

Весь архив, который организован на папках и файлах логичен и нагляден. Можно зайти в папку с архивом и сразу видно, что где лежит. Да, нужно будет по уровням прогуляться, но, во-первых, не так уж и далеко, во-вторых, древовидная структура прямо в адресной строке проводника показывает, где вы, заблудиться сложно.

Файловая структура самой системы — проста и удобна для базовых задач. Ключевые слова уже есть в названиях папок, дата тоже, проявитель, тип плёнки и т.д. — всё тут. Если нужны какие-то особые функции — с ними справляются другие программы. Да, не всё в одном комбайне, типа LR, это отдельные инструменты, но имеет ли это значение? Для меня — нет. Get's job done, you know. Например, для задач пакетной конвертации из PSD в JPG и для ресайзов я использую XnConvert, очень мощная программа, если знать, как ей пользоваться. Умеет много чего. Обновлятся только когда я этого захочу, имеет простой интерфейс и просто работает, без багов. По крайней мере, я ещё с ними не сталкивался. Программа от разработчиков просмотрщика картинок XnView, которой я также давно пользуюсь.

Если не нужны какие-то специфические вещи, которые есть только в Lightroom, то можно его и не ставить. Тем более, что Adobe Camera RAW в Photoshop, с точки зрения движка обработки — фактически то же самое, но с интерфейсом попроще (особенно, если версия ACR не самая новая, а камера у вас не вчера релизнутая).

Поиск по папкам и файлам работает нативно, средствами системы, а для специфического поиска можно использовать XnView:

Весь архив можно забэкапить просто скопировав все файлы куда-нибудь. Никаких поисков в гугле «где лайтрум хранит бэкап каталога» в 2 часа ночи. О бэкапах разговор будет чуть дальше.

Минусы архива на файловой структуре

Сложный процесс добавления новых файлов. Нужно каждый раз вручную создавать новые папки для каждой съёмки. Минимум одну папку в папке для RAW, куда вручную скопировать (или переместить) файлы с флешки. Далее нужно отобрать и обработать RAW, экспортировать в нужную папку в подпапку PSD, или JPG. Я делаю это в Bridge, который для этой задачи и создавался. Многие фотографы не в курсе, что он вообще существует и ставится вместе с PS. Далее нужно обработать каждый PSD отдельно, сконвертировать все PSD в JPG, указав в конвертере нужную папку, или даже использовать промежуточную, куда скидывается всё сконвертированное, а оттуда уже потом перенести в папку в архиве. Удалить лишнее.

Если исходные RAW являются чем-то вроде снэпшотов, которые не нужно сильно обрабатывать в фотошопе, я обрабатываю их в ACR и средствами же ACR экспортирую JPG в нужную папку в архиве (можно выбрать или создать там же, в программе).

С плёнкой проще, при скане в софте создается нужная папка.

Кажется, что это очень сложно и долго, но на самом деле, учитывая мой стиль съёмки, когда я не снимаю больше 200 фото на съёмке, и отбираю не больше 20, это не так уж и долго. Со временем, всё это делается почти на автомате.

Нужно чётко соблюдать формат именования папок, не забывать каждую секцию, особенно это касается плёночного архива, где секций много. Нужно помнить, как этот формат вообще записывать. Но это довольно легко запомнить, да и существующие папки — хорошее напоминание.

Можно случайно переименовать папку во что-то другое, и забыть отменить действия (такого пока не случалось, но тут на помощь приходят бэкапы).

Невозможно создавать коллекции фотографий. Это можно обойти создавая папки, куда копируются нужные файлы из других папок, но это неудобно.

Сложно синхронизировать комплексные изменения в PSD. Но это не минус системы, это минус выбранного способа обработки. В каталогизаторах все изменения хранятся в базе данных, а не слоями в самих файлах. Но в них обычно и не делаются комплексные изменения с множеством слоёв, что является частым в моей практике (я преимущественно портретист).

Эта система подразумевает вмешательство в сами файлы, в то время как Lightroom хранит все изменения в файле каталога и не трогает исходники. В моей системе в RAW хранятся базовые коррекции (ББ, экспозиция и т.д.) путём XMP файлов в папке с RAW, а глубокая обработка лежит в PSD. Получается две копии одной съёмки, первая из которых является «черновой», а вторая — «чистовой». Дополнительный шаг, который замедляет работу.

Очевидно, далеко не всем подойдёт такой воркфлоу. Специальная программа типа LR будет быстрее и удобнее, особенно, если съёмок много, и они подразумевают большие объёмы выходных файлов. Файловая система плохо подойдёт в этом случае. Но для моей любительской фотосъёмки эта система пока удобна.

Много всего делается ручками, частичная автоматизация возможна, но требует времени и усилий. В то же время, в каталогизаторах делается всё автоматически, вы вставили SD карту, программа обнаружила её, скопировала сама куда надо RAW, создалась коллекция. Можно отбирать, редактировать (накинуть разных подготовленных пресетов на разные типы отснятых фото), далее экспорт, чаще всего, в папку на рабочем столе с непонятным именем, потому что скинуть надо быстрее, нет времени объяснять. В фотошоп забежать можно, но совсем не обязательно, большинство вещей делается в том же LR напрямую.

Файловая система — для терпеливых. Она требует прикладывания усилий каждый раз, когда вы возвращаетесь домой со съёмки. Но усилия эти не настолько большие.

Возможно, когда-нибудь, я найду адекватную программу, которая всё это автоматизирует, не будет глючить и не будет пытаться быть вообще всем подряд. А пока всё так. Если учитывать, что снимаю я уже не так часто и много, то для меня проблем нет.

Важные примечания

Снимки со смартфона лежат в отдельной папке архива:

D:\Archive\Smartphone\

Структура идентична папке Digital. Видео хранятся в отдельной подпапке Video с той же структурой. В идеале иметь отдельный жёсткий диск под архив со смартфона, который периодически нужно обновлять, т.е., либо копировать со смартфона все снимки, либо из облака выкачивать, используя такую же файловую систему.

Важно разделять личный и рабочие архивы. Если по роду деятельности вам нужно снимать разное за деньги, то держите рабочий архив в другой папке, желательно даже на другом диске. Структуру сохраняйте идентичную.

Важно периодически делать ревизию архива, удалять технический брак (сильный промах по экспозиции, расфокус), удалять сюжетный брак нужно с осторожностью. Думайте дважды. Обычные, «проходные» файлы остаются. Вы никогда не знаете, что вам понадобится в будущем. У вас могут попросить фотографию ведра с водой, а ваш снимок, который вы сделали просто так, как тест объектива или плёнки, вдруг весьма подходит! (Реальная история). Таким образом, ничего кроме брака из архива не удаляется, даже «обычные» кадры.

Если у вас несколько компьютеров, например, десктоп и ноутбук, то на ноутбуке можно сделать временный архив, который периодически переносится в основной архив на десктопе.

Ну, и, конечно же, бэкапы.

Бекапы

У многих моих знакомых фотографов бэкапов вообще нет. Это правда. И я не знаю, как они спокойно спят по ночам, потому что я, даже имея бэкап, переживаю. Потому что мой основной бэкап — один. И даже он не является полным, потому что у меня закончилось место, а новые диски брать сейчас нет возможности. Я хотел бы три бэкапа, но сейчас это слишком сложно.

Копии

Давайте посмотрим, как бэкапить цифровые данные, и почему нужно целых три бэкапа. В идеале, у вас должны быть точные и обновляемые копии всего, что вы создаёте:

  • Первая копия бэкапа — она же основная. Лежит либо на третьем жестком диске на том же компьютере, где вы работаете, и куда копируется вся информация (например, RAID1, или копирование вручную), либо на отдельном жёстком диске, куда периодически всё копируется, а затем диск вынимается из системы и лежит надёжно в шкафу 
  • Вторая копия бэкапа — копия основного бэкапа, лежит либо на ещё одном жестком диске, либо в облачном сервисе
  • Третья копия бэкапа — дополнительная копия, которая лежит не в месте, где вы живёте. 

Конечно, желательно, чтобы все копии были зашифрованы, но насколько это оправданно каждый решает для себя сам.

Минимум, нужна одна копия всего, что вы создаёте. И, желательно, чтобы эта копия не была рядом с вашим рабочим местом. Т.е., отдельный жёсткий диск вне рабочего компьютера лучше, чем RAID1 массив, так как риск потерять все диски разом в RAID массиве всё же есть — они подключены к одному питанию.

Железо

Жёсткие диски для бэкапов

Для того, чтобы можно было создать резервную копию, вам нужен объём жёсткого диска равный объёму жёсткого диска с вашим архивом. Это не всегда возможно, но если есть бюджет, лучше прямо сразу на старте, когда собираете рабочий компьютер, купить два одинаковых жёстких диска, как раз для этой цели.

Если есть отдельный бюджет под дополнительное хранилище данных — NAS — то, конечно же, стоит его приобрести. Но, для любителей, это, конечно, часто непозволительная роскошь. Для профессионалов — must have.

К примеру, имея 2ТБ жесткий диск, с архивом, который занимает 1.8 ТБ, я бы взял дополнительный жесткий диск с 2ТБ и просто бы копировал с одного диска на другой. Далее взял бы ещё два диска по 2ТБ и там держал бы вторую часть архива, копируя на второй диск для бэкапов.

Но, как я уже говорил, это не всегда возможно. В этом случае, нужно посмотреть, какие жесткие диски есть в наличии, какие объёмы, какие возможности есть по приобретению новых. И копировать архив на них по частям. Надёжность дисков, конечно же, важна, но для бэкапов могут подойти диски и не из магазина. Возможно, стоит рассмотреть покупку/обмен дисков у друзей и знакомых, у многих после апгрейда ПК остаются старые жесткие диски, многие переходят на SSD и внешние Flash диски для хранения файлов. Для бекапов сойдут обычные HDD. Если только, конечно, они не совсем изношены. Проверить состояние дисков можно программами типа Hard Drive Inspector. Совсем не обязательно заморачиваться со всякими дорогими серверными дисками.

Также, возможно, будет хорошей идеей иметь специальный диск, куда будут скидываться файлы, которые дальше вряд ли будут использоваться часто: архив старых RAW файлов, исходники разных видео или аудио проектов и т.д., чтобы не забивать основной архив.

Облака

Также, не стоит пренебрегать облачными сервисами по хранению файлов, вроде Яндекс.Диска. Или сервисы Amazon. Многие уже используют похожие сервисы для загрузки фотографий со смартфона, будет вполне логично дополнить этот архив. Стоимость тарифов, которые позволят отзеркалить все файлы на жестких дисках сопоставимы с физическими жесткими дисками. Но весь архив в облаке я бы не держал, даже если он неболшой. Только какие-то не критично важные файлы. Потому что везде есть свои уловки, ваши файлы в облаке могут использоваться (и скорее всего используются прямо сейчас) для машинного обучения. Насколько для вас это ок — решать вам.

Альтернативы

Какие-то редко используемые файлы также вполне можно записывать на DVD. Несмотря на то, что этот носитель в глазах пользователей давно устарел, для хранения данных, к которым редко требуется доступ это вполне себе хороший вариант. Диски до сих пор продаются, например, в «Ашане», приводы тоже вряд ли исчезнут, пока их можно даже купить, в будущем можно будет приобрести их с рук. Если брать не самые дешёвые DVD болванки и записывать не на максимальной скорости, то этот вариант тоже имеет право на жизнь. Надёжность DVD вполне себе неплохая, мои диски, которые я записывал 10-12 лет назад читаются без проблем. Главное хранить их в подходящем месте, избегать попадания прямых солнечных лучей. Также, можно попробовать использовать Blue-ray диски, или ещё какую-нибудь экзотику, типа DVD-RAM, но эти варианты уже не такие универсальные, и имеют смысл, если у вас уже каким-то образом есть привод и достаточное количество дисков.

Инструменты для бэкапов

Чтобы копировать файлы эффективнее, можно использовать бесплатную программу FreeFileSync. Придётся немного поразбираться с настройками, но там нет ничего сложного. Выбираете что куда копировать, выбираете тип синхронизации «зеркало» и нажимаете «Синхронизировать». Я пока не нашёл способа копировать архив частично на разные диски в ней, но если для вас это не актуально, то вариант хороший. После создания первого бэкапа, последущие можно делать инкрементно, т.е., копировать только то, что изменилось.

До этой программы я копировал файлы вручную через Total Commander. Я не знал, что там тоже есть похожий инструмент:

Но я уже начал использовать FreeFileSync, если он вдруг меня чем-то не устроит, то попробую TotalCommander.

Вероятно, существуют коммерческие программы, которые более юзер-френдли, но мне достаточно того, что я нашёл когда-то бесплатно в гугле выше.

Заключение

Выводы простые: начинайте систематизировать архив прямо сейчас. Создайте нужную файловую структуру, используйте каталогизатор. Для начала, можно начать использовать систему только для новых файлов, а старые файлы медленно и размеренно импортировать в неё. Очень важно делать бэкапы. Сделайте бэкапы самых важных файлов прямо сейчас.

Спасибо за чтение.

Ссылки по теме

Где и как хранить фотографии: памятка начинающего фотографа — Блог Бондарь Андрея / Записная книжка фотографа

Comments